Zamanı bölmek odaklanmayı ve üretkenliği artırıyor

Yaratıcılık çoğu zaman dağınıklıkla özdeş gibidir. Başarılı bir ressamın atölyesinden bahsedecek olsam, muhtemelen gözümüzün önüne tuvallerin, boyaların iç içe geçtiği karmakarışık bir mekan gelir. Yazarların kağıtlarla, kalemlerle ve küçük kağıtlara yazılmış notlarla dolu çalışma masalarında oturup kafa patlattıkları düşünülür. Bunlar klişe olsa da, pek de karşı çıkılamayacak genellemeler. Ancak yaratıcılık her zaman üretkenliği beraberinde getirmez ve üretkenlik için düzen şart gibidir; her ne kadar kişiye özgü yönleri olsa da… Düzen için ise önerilen yöntem şu: Zamanı bölmek.

Zihinsel dağınıklık daha kritik

Düzenli ve üretken bir insan olmak sanılanın aksine Tanrı vergisi değil, benimsenerek ve uygulanarak geliştirilen bir özellik. Düzen derken, fiziksel ortamdaki dağınıklığın toparlanmasından çok zihinsel anlamda derli toplu olma halinden bahsediliyor. Zihni kaplayan her düşüncenin ve özellikle yapılacak şeyler listesinin belli bir yerde, diğer şeylere karışmadan durduğu bir düzen bu. Bu maddelerin üzerinde tek tek durmak ve başka işlerin dikkatimizi dağıtmasına izin vermemek gerekiyor.

Birden çok şeye aynı anda odaklanmaya ve hepsini birden yapmaya çalışmanın kafa karıştırmaktan başka bir işe yaramadığı pek çok kez kanıtlandı. Aynı anda iki ayrı e-postayı okuyup onlara yanıt vermekten tutun da, yolda yürürken mesaj yazmaya kadar pek çok irili ufaklı eylem birbiriyle çakışıyor. Böylece biz zamandan tasarruf ettiğimizi düşünürken aslında işi uzatmış, çoğu kez de konsantrasyon eksikliğinden kaynaklı hataların önünü açmış oluyoruz.

Zamanı bölmek denen teknik sayesinde uyanık geçirdiğimiz zamanı parçalara ya da kompartmanlara ayırarak, elimizdeki işlere belli zaman sınırları koymak amaçlanıyor. Böylece her iş kendisi için ayrılan zaman dilimi içinde bitsin diye kişi de daha verimli ve kendini o an önünde olan işe vererek çalışabiliyor. İnsan psikolojisinin “yumurta kapıya dayanınca” psikolojisi bu: Belki işi son dakika yapmıyoruz ama belli bir süre içinde bitirmek için canla başla çalışıyoruz.

Hızlanayım derken yavaşlamayın

Tam da elindeki işin ortasında gelen şu son e-postaya bakmayı birkaç dakika erteleyemeyen çoğu kişi, bunu “yapmak zorunda olduğu için” yaptığını savunacaktır. Doğru, özellikle profesyonel hayatta her şeyin acil ve önemli olduğu, kaybedilecek bir saniye bile olmadığı fikri bize aşılanır. Ancak o ilk ertelemeyi başarabilirsek göreceğiz ki, bu e-postanın dikkatimizi dağıttığı her saniye elimizdeki işi daha da hızlı yapabiliyoruz.

İşleri birbirinden ayırmak zamanla tüm hayata etki ediyor. Kendimizi zamanı bölmek konusunda eğiterek, zihnimizi meşgul eden her şeyi belli bir süre için dışarıda bırakmayı, susturmayı başarabiliyoruz. İşte bu gerçek bir odaklanma ve üretkenlik hali oluyor.

Çoğu insan yalnız olacağı bir yere çekilip en sevdiği (ama kafasını karıştırmayacak olan) müzik albümünü dinleyerek saatler boyunca çalışabildiğini belirtiyor. Ne yazık ki herkesin bu denli kendine özgü ortamları yok ve açık ofis ortamında çalışanların işi çok daha zor. Yani, zamanı bölmek konusunda çok daha fazla pratik istiyor.

Özellikle bilgisayar başında çalışanlara, yapacakları en ufak işi bile takvimlerine işlemeleri, ilk adım olarak öneriliyor. Böylece kişi hem zaman yönetiminin nasıl olduğunu gözlemlerken, hem de kendisi için süreler belirlemiş ve hedefler koymuş oluyor. Bu konuda sıkı davranıp, yarım saatlik işi on dakikaya sıkıştırmamakta fayda var elbette, yoksa hevesiniz çok çabuk kırılabilir.

Profesyonel hayatta olduğu kadar özel hayatta da işe yarayan bir teknik ise “bununla ilgili şu an yapabileceğim bir şey var mı?” diye sormak. Eğer varsa ve konu önemliyse, gereken aksiyonu alıp ilerlemek, yoksa bunun için belli bir zaman ayarlayıp ilerlemek. Son seçenek ise, şayet şu an yapılacak bir şey yoksa bunu kabul edip, sonradan tekrar düşünmek üzere aklımızın uzak bir köşesine atmak.

Zamanı bölmek bir yandan günümüzü planlamaya fayda sağlarken, bir yandan da o an çözemediğimiz konularla dikkatimizin dağılmasını engelliyor.

İlginizi çekebilir: Verimli bir çalışma performansı için konsantrasyonu güçlendirmenin yolları

Kaynaklar:
Life Hack
Foundr