Zaman yönetiminin altın kuralları

Yapılacak iş çok olup, gün içine pek çok şeyi sığdırmaya çalışmak gerektiğinde zamanı yönetebilmek yaşamı kolaylaştırır.

İçinde bulunduğumuz durum, koşullar ve algılarımıza bağlı olarak zaman bazen yavaş, bazen de çok hızlı geçer. Algılarımızın bizi yanıltmaması için zamanı, hangi iş için ne kadar kullandığınızı belirlemeniz gerekir.

Zamanı iyi bir şekilde yönetebilmek için ilk iş planlama yapmaktır. Öncelikli olarak yapılması gereken işler belirlenmeli ve bir öncelik planı yapılmalıdır. Öncelik planı yapılması, yapılması ertelenen diğer işlerin yaratacağı stresi azaltacaktır.

Genel bir haftalık zaman çizelgesi (hafta boyunca yapmak istediklerinizin bir taslağı) ve önceliklere göre sıralanmış  bir günlük zaman çizelgesi hazırlanması etkilidir. Böylece hem bütün haftanın büyük resmi görülür, hem de içinde bulunduğunuz gün içinde neler yapacağınızı görebilirsiniz.

Günlük zaman çizelgeniz, yapmanız gereken işlerin yanı sıra, telefon görüşmelerini, toplantıları, maillere ayrılacak zamanı ve dinlenme zamanınızı içermelidir.

Zaman yönetiminin önündeki en büyük engel erteleme davranışıdır. Bir işin bitebilmesi için o işe başlamak gerekir. İşler ertelendikçe yapılacaklar listesi hiçbir zaman boşalmaz ve bu stres yaratır.

Zamanın etkin bir şekilde yönetilebilmesinin bir diğer koşulu da yapabileceğiniz kadar işi zaman planınıza dahil etmenizdir. Çalışma listesinin uzun olması, işlerin verimli bir şeklide yapılmasına ve işin kalitesine zarar verebilir. Önemli olan kaliteli bir iş ortaya çıkartmaktır.

Çevrenizdeki kişiler zaman zaman sizden yardım ya da iş isteyebilirler, kendi zaman planınızı aksatacak işlere ‘‘hayır’’ demeyi öğrenmeniz  gerekir. Aksi takdirde öncelik verdiğiniz işe ayırmış olduğunuz zamanı, başka bir iş için kullanmış olursunuz.

Zaman yönetimi yaparken, hangi işin ne kadar zaman alacağını belirlemek de önemlidir. Her işin alacağı zaman birbirinden farklıdır. Yapılması gereken işleri alacakları zamana göre de sıralayabilirsiniz. Enerjinizin en yüksek olduğu anlarda en çok zamanınızı alacak işi seçmenizi öneririm.

Gerektiğinde iş bölümü ve paylaşım yapmak zamanın daha etkin bir şekilde kullanılmasına yardımcı olur.

Yazarın diğer yazıları için tıklayın.