Zaman yönetilebilir mi: Zamanı ‘doğru’ kullanmakta neden zorlanıyoruz?

Pandeminin hayatımıza girdiği ilk günden beri belki de en çok kafamızı kurcalayan, en fazla çözüm bulmaya çalıştığımız konulardan biri zaman yönetimi. Evde geçirdiğimiz zaman uzadıkça iş yaşamı, ailemizle geçirdiğimiz vakit, ev işlerine ayırdığımız zaman aralıkları, kısacası günlük rutinimizin her bir parçası birbirine girmiş durumda. Mesai saati kavramı çoğumuz için bilindik sınırların dışına çıktı. Ofise girdiğimiz anda başlayıp ofisten ayrıldığımızda biten çalışma saatlerimiz artık çalıştığımız yerden bağımsız olduğu kadar zaman konusunda da sınırsızlaşan bir şekle büründü. Esnek çalışma saatleri eskiden çoğumuz için avantajlı bir durum gibi görülürken, pandemiyle birlikte çalışma saatleri de bu esneklikten payını alarak ‘her saat ulaşılabilir olma’ beklentisini beraberinde getirdi. Bir arada çalışamamanın beraberinde getirdiği ihtiyaçlarla birlikte yöneticiler de erişilebilirlik konusunda daha talepkar hale geldi. Takviminde 5 dakika bile aralık olmadan bir Zoom toplantısından diğerine ışık hızıyla geçmek zorunda olanların ne anlatmaya çalıştığımızı çok iyi anladıklarını düşünüyoruz.

Peki, zamanın sınırlarının bu kadar belirsiz olduğu, kontrolümüz dışındaki pek çok faktörün zamanımızı adeta esir aldığı bir devirde zamanı etkili şekilde kullanabilmek mümkün mü? Mesai saatlerinde çalışmak, kalan zamanı kendimize ve sevdiklerimize ayırmak, uyumamız gereken saatte uyumak ve rutinleri takip etmek neden daha da zor hale geldi? Hepimiz için sınırlı bir kaynak olan, yerine başka hiçbir şey koyamayacağımız ve hiçbir şeyle satın alamayacağımız zamanı yönetmeye çalışırken zorlanmamızın sebebi ‘zamanın kontrol edilemezliği’ olabilir mi?

Zamanı yönetmenin ‘en etkili yolu’ gerçekten bulundu mu?

Zaman yönetimi, özellikle belirsizliğin hakim olduğu şu süreçte hepimizin üzerine kafa yorduğu bir konu. Kimimiz için manuel olarak not alınan ajandalar, kimimiz için elektronik takvimler, zaman yönetimi uygulamaları ve zaman yönetimi teknikleri… Hepimiz zamanı etkili ve verimli şekilde yönetebilmek konusunda kendimiz için en uygun olan yöntemleri denemeye ve bulmaya önemli bir enerji harcıyoruz. Öyle ya da böyle, hepimizin zamanı yönetmek için kendince stratejileri olsa da, günün sonunda çoğumuz zamanın su gibi akıp gitmesinden ve istediğimiz bazı şeyler için zaman yaratamamaktan şikayet ediyoruz. Zaman yönetimi konusunda uygulamaya çalıştığımız yöntemler işe yaramadığında başka bir tekniği denemeye, yapılacaklar listelerimizi gözden geçirmeye, bloglardaki yazıları okumaya, videolar izlemeye, farklı uygulamaları kullanmaya çalışıyoruz.

İşin daha da ilginci, sadece zamanı yönetebilmek konusundaki endişemiz ve stresimiz bile aslında, zaman yönetiminin amacı olan ‘stressiz üretkenlik’ konseptiyle son derece tutarsız bir yaklaşım. Yapılan araştırmalar, zaman yönetimi konusunda bu kadar stres ve endişe yaşamamızın en önemli sebebinin zaman yönetimi tekniklerinin, uygulamalarının ve stratejilerinin kendi hayatımız için geçerli olabileceğine ve mutlaka işe yaraması gerektiğine dair gerçekçi olmayan beklentimizden kaynaklanıyor. Oysa bazı teknikler bazılarımızın yaşam stiline, alışkanlıklarına ve rutinlerine uyum sağlarken, pek çoğumuzun yaşamı kontrol edemediği onlarca değişkenle dolu olduğu için bu teknikleri etkili şekilde kullanabilmek ve verim almak mümkün olmayabiliyor. Zamanı daha etkili şekilde kullanmayı başarabilmek için öncelikle zaman yönetiminin gizli bir formülünün olmadığını ve her birimizin ihtiyaçlarının, beklentilerinin ve yaşamında kontrol edemediği değişkenlerin elimizdeki zamanı nasıl kullandığımızı etkilediğinin farkında olmamız gerekiyor.

Üretkenlik beklentisi: Problem iş yükünün fazla olması mı, zamanın az olması mı?

‘Yeterince üretken miyim? Zamanımı yeterince verimli geçiriyor muyum? Yeterince hızlı mıyım?’ gibi soruları gün içinde kendinize pek çok kez sorduğunuzu düşünüyoruz. Peki, kendinize hiç ‘Şu an elimden gelenin çok daha fazlasını yapmaya çalışıyor olabilir miyim?’ sorusunu sorduğunuzu hatırlıyor musunuz?

Üretken olma dürtüsü ve verimlilik baskısı, zaman yönetimi teknikleri işe yaramadığında hayal kırıklığı yaşamamızın en önemli sebeplerinden biri. Hepimizin zamanı yönetebilmekteki tek ve en önemli amacı aslında daha kısa sürede daha fazla işi tamamlayabilmek. Hepimiz zaman yönetimi için farklı stratejiler ve teknikler ararken, daha az süre harcayıp daha fazla iş yapabilme beklentisine giriyoruz ancak bu beklenti beraberinde çoğu zaman sadece hayal kırıklığı getiriyor. Zaman yönetimiyle ilgili yeni bir yöntem deneyerek daha az sürede daha fazla iş tamamlama beklentisine girdiğimizde ve bu beklentiyi karşılayamadığımızda kendimizi yetersiz ve başarısız hissediyoruz. Beklentilerimiz kısa bir süre için karşılansa da, zamanı etkili yönetme çabamız uzun vadede hüsranla sonuçlanabiliyor. Bunun sebebi ise sandığımız gibi zaman yönetimi becerilerimizin zayıf olması değil, taşıyabileceğimizin çok daha fazlasını omuzlarımıza yüklemeye çalışmamız.

Zaman yönetiminin nihai amacını üretkenlik olarak görmenin bir başka sonucu da motivasyon kaybı. UC Berkley Üniversitesi’nde araştırmacı olan Christine Carter’a göre zaman yönetimi stratejilerinin işe yaramamasının birincil nedeni de motivasyonumuzu kaybetmemiz. Carter’a göre zamanı etkili şekilde yönetebilmek ve daha üretken olabilmek için çoğumuz irademize güveniyor ve irademizi kontrol altında tutabilmek için uzayıp giden ‘kaçınılması gerekenler’ listeleriyle dürtülerimize ve isteklerimize ket vurmaya çalışıyoruz. Ancak duygularımız ve nasıl hissettiğimiz, motivasyonumuz üzerinde irade gücümüzden çok daha büyük bir etkiye sahip ve irade gücüyle zamanı kontrol etme çabamız çoğu zaman motivasyon eksikliği ve kısa sürede pes etmeyle sonuçlanıyor. Carter, bu söylemini oldukça ilginç bir çıkarımla sonlandırıyor: ‘Hepimiz içten içe, üretken olmaktan daha çok sevildiğimizi görmek istiyoruz. Odaklı ve olabildiğince hızlı şekilde iş yapmaya çalışırken bir taraftan elinizin sürekli telefonunuza gitmesi, her molanızda sosyal medyada gezinmeniz ve zamanınızın çoğunu sosyal medyada harcamanız da tamamen diğer insanlarla iletişimde kalarak iyi hissetme ve sevildiğinizi görme ihtiyacınızın üretken olmak için kullandığınız irade gücünüzden daha baskın olmasının bir sonucu.’

Esnek çalışma saatleri ve sorumluluklar arasında dengeyi bulma sanatı

Yönetilmesi gerekenin zaman değil, hep aynı olan ve hiçbir zaman da değişmeyecek zaman dilimlerinin içine sığdırmaya çalıştığınız iş yükü olduğunu anladıktan sonra ‘daha fazlasını yapma’ beklentisinin altında yatan nedenleri merak ediyor olabilirsiniz.

Eğer bir fabrikada çalışıyor olsaydınız ve giriş saatiniz, çıkış saatiniz ve yaptığınız iş aynı olsaydı zamanınız zaten size kalmadan başka biri tarafından yönetiliyor olacaktı. Ancak bugün çoğumuz, özellikle de pandemi döneminde tamamen uzaktan çalışma düzenine geçenler, zamanlarını yönetmek konusunda hatırı sayılır bir ‘özgürlüğe’ sahip. Zamanınızı kendinizin yönetebilmesi konusunda siz tanınan bu esnekliğin bedeliyse, daha fazla iş, daha fazla baskı ve yöneticilerin doğrudan olmasa da dolaylı olarak zamanınızı gerçekten çalışmaya ayırdığınızdan emin olma çabası. Yani, zamanımızı neyle dolduracağımız konusundaki özgürlüğümüz, daha fazla sorumluluğu da beraberinde getiriyor ve yapılacaklar listemiz kabardıkça daha az zamanda daha fazlasını tamamlayabilmenin telaşına düşüyoruz. Zaman yönetimi konusunda bu kadar paniklememizin ve strateji arayışlarına girmemizin en önemli sebebi iş yükümüzün ve sorumluluklarımızın artması. Bu nedenle bakış açımızı ‘daha kısa sürede daha fazla iş yapmak’tan ‘sorumlulukları azaltma ve önceliklendirme’ye çevirmemiz gerekiyor. Peki nasıl?

Zamanı değil, yaşamınızı kontrol etmeyi öğrenin

Önceliklerinizi netleştirdiğiniz ve sorumluluklarınızı azalttığınız durumlarda bile zamanınızı istediğiniz şekilde kullanmak konusunda zorluk yaşayabilirsiniz. Bunun en önemli sebebi, zaman yönetimi adı altında sunulan tekniklerin, stratejilerin ve yöntemlerin kullanılacağı bağlam, zaman dilimi, mekan, amaç ve kullanan kişinin karakter özellikleriyle ilgili varsayımlar üzerinden hareket ediyor olması.

Bazılarımız zamanı değerlendirme konusunda diğerlerinden daha bilinçliyken ve sorumluluğumuzda olan herhangi bir işi ne kadar zamanda tamamlayabileceğimizi kolaylıkla öngörebilirken, bazılarımız daha iyimser davranarak sık sık planlama hataları yapabiliyoruz. Bazılarımız tek seferde tek bir işle uğraşmayı ve onu tamamladıktan sonra diğer görevlerine geçmeyi tercih ederken, bazılarımız aynı iş üstünde saatler geçirmekten sıkılıp aynı anda birden fazla iş arasında geçiş yaparak kendimizi daha rahat hissedebiliyoruz. Çalıştığımız kurumun kültürü, yöneticilerin beklentileri, kendimizle ilgili beklentilerimiz, sosyal ilişkilerimiz ve karakter özelliklerimiz arasında büyük farklılıklar bulunurken aynı tekniklerin herkes için kullanılabilir ve işe yarar olabileceği fikri aslında pek de gerçekçi değil.

Öncelikle, zaman yönetimiyle ilgili duyduğunuz popüler yaklaşımların, tekniklerin ve uygulamaların çoğunun farklı iş gruplarından, farklı ihtiyaçlara sahip insanların sorunlarına özel çözümler geliştirmek amacıyla kurgulandıklarını mutlaka aklınızda bulundurmanız gerekiyor. Yani herhangi bir zaman yönetimi tekniğinin işe yaramamasıyla hayal kırıklığı yaşamanın, başka birinin ayakkabıları size olmadı diye üzülmekten pek de farkı yok.

Dünya üzerindeki vaktimizin kısıtlı olduğu gerçeği zaman yönetimiyle ilgili çözümler ararken hepimizin atladığı ve çoğu zaman göz ardı ettiği bir nokta. Bir gün öleceğiniz gerçeğini kendinize hatırlattığınız her an, diğer insanların beklentilerine hayır diyebilmek, hayatınızı kendi kurallarınıza göre yönlendirebilmek ve sorumluluklarınızı gözden geçirmek için harika bir fırsat.

Yapılacaklar listeleri, takvimler, zamanlayıcılar… Yaşamın koşuşturmacası ve artan sorumluluklarımız içinde zamanı daha iyi kullanabilmek için ihtiyaç duyduğumuz pek çok araç olsa da, bu araçları işlerimizin arasına hayatımızı sıkıştırmak yerine hayatımızın kontrolünü elimize alarak sorumluluklarımızı hayatımızın neresine, ne kadar yerleştireceğimize karar vermek amaçlı kullanmayı öğrenmemiz gerekiyor. ‘Bu işi yapmak bana gerçekten mutluluk veriyor mu? Bu ilişkiye bir şans daha vermeli miyim? Çocuk yapmak istiyor muyum?’ gibi pek çok soru aslında zaman yönetimiyle doğrudan bağlantılı ancak hiçbirimizin zamanı yönetmeye çalışırken üzerine düşünmediği sorular. Zaman yönetimiyle ilgili çözümler ararken, yaşamınızla ilgili zor olduğu için düşünmemeyi tercih ettiğiniz detayları da es geçmemenizi öneriyoruz.