Uzaktan çalışma 101: Sistemin zorlukları ve çalışmayı verimli kılmanın yolları

Uzaktan çalışma sistemi, özellikle pandeminin ortaya çıkmasıyla beraber dünya genelinde oldukça yaygın bir çalışma şekline dönüştü. Evlerin bir odası home-office tarzına bürünürken teknolojinin hızla gelişmesi ve dijital dünyanın büyümesi ile büyük-küçük pek çok şirket çalışanlarına uzaktan çalışma konseptini sunmaya başladı. Pandeminin etkilerinin azalması ve kapanmaların, sokağa çıkma yasaklarının ortadan kalkmasıyla bazı firmalar ofislere dönüşü zorunlu tutsa da seçimi çalışanlarına bırakanların sayısı da oldukça fazla… Uzaktan çalışmanın esnek mesai saatleri, kısalan işe gidiş dönüş süresi gibi çeşitli avantajları olsa da sosyal izolasyon, işi kişisel yaşamdan ayırmanın zorluğu ve öz disipli ihtiyacı gibi dezavantajları da olduğu da bir gerçek. Bu nedenle uzaktan çalışırken nasıl daha verimli olunabileceğini ve ne tür konulara dikkat etmek gerektiğini detaylıca keşfetmek şart. Peki, uzaktan çalışırken nasıl verimli kalabilir ve daha iyi iş performansı sürdürebilirsiniz? İşte bu konuda size yardımcı olacak bir rehber…

Uzaktan çalışmanın zorlu yanları

Uzaktan çalışmak, özellikle zaman ve enerji açısından pek çok fayda sağlasa da birtakım zorlukları da beraberinde getirebilir. Bu zorluklardan en yaygın olanları ise şu şekildedir:

• Dikkat dağıtıcı unsurlar: Uzaktan çalışmak, aile üyeleri ve evcil hayvanların yanı sıra ev işleri ve kişisel sorumluluklar da dahil olmak üzere çeşitli dikkat dağıtıcı unsurlar sunabilir. Bu dikkat dağıtıcı unsurlar, iş akışına ve üretkenliğe zarar vererek odaklanma güçlüğüne, zamanı verimli bir şekilde yönetememeye ve dolayısıyla stres ve kaygının artmasına neden olabilir. Yan odadan çocukların sesleri gelirken, üst komşunuz gürültü yaparken veya minik patili dostunuz klavyenin tuşlarına ısrarla basmaya çalışırken dikkatinizi işinizi vermeniz fazlasıyla zorlaşabilir.
• Motivasyon sorunları: Geleneksel bir ofis ortamındayken çalışanlar, iş arkadaşlarından, grup liderlerinden veya yöneticilerinden geri bildirim alarak takdir edildiklerini, onaylandıklarını hissedebilir, dolayısıyla bu da onların motivasyonunu artırabilir. Öte yandan, uzaktan çalışma sisteminde bu tür geri bildirimler almak daha zordur ve böylesi bir ortam çalışanların motivasyonlarına, bağlılıklarına ve aidiyet duygularına zarar verebilir.
• İş-yaşam dengesi: Aynı yerdeyken iş ve özel yaşamınızı ayırmak zor olabilir. Uzaktan çalışanlar kendilerini daha uzun saatler çalışırken, işten kopmada güçlük çekerken ve kendilerini her zaman ‘görevde’ymiş gibi hissederken bulabilirler. Evden çalışırken ‘mesai saati’ kavramını kaybedebilir, dolayısıyla dengeyi sağlamakta güçlük çekebilirsiniz, ne yazık ki araştırmalar da bunu doğruluyor. 2022 yılında yapılan bir çalışma, uzaktan çalışanların %22’sinin mesai saati bittikten sonra kendilerini bilgisayarlarından koparmakta güçlük çektiğini ortaya çıkarıyor.
• Farklı zaman dilimleri: Bu unsur, her uzaktan çalışan için geçerli olmayabilir ancak özellikle uluslararası şirketlerde çalışan kimseler farklı ülkelerdeki ekip arkadaşlarına veya yöneticilerine ulaşmak için birtakım zorluklarla mücadele etmek zorunda kalabilirler. Farklı zaman dilimlerine sahip çalışanlar arasında herkese uyan bir saatte toplantı ayarlamak ve etkili bir şekilde iş birliği yapmak zor olabilir, bu da hem mesai saatlerinin değişmesine hem de iş-özel hayat dengesinin daha fazla bozulmasına yol açabilir.
• İletişim ve iş birliği zorlukları: Fiziksel olarak aynı ortamda bulunan çalışanların bir araya gelmeleri daha kolay olduğundan iletişim daha sağlıklı bir şekilde ilerleyebilir ve daha hızlı iş birlikleri sağlanabilir. Ancak, dijital ortamda her zaman istenilen düzeyde iletişimde kalmak kolay değildir ve çeşitli gecikmeler, plansızlıklar yaşanabilir. Bu da ekip uyumuna ve işlerin sürekliliğine, üretkenliğe zarar verebilir.
• Sosyal izolasyon: İş yerinde kendinizi sıkılmış ya da bunalmış hissettiğinizde, bir molaya ihtiyacınız olduğunda ya da kahve almaya gittiğinizde en yakın iş arkadaşınızla kısa bir sohbet etmek, modunuzu hızlı bir şekilde yükseltebilir. Ancak, evden çalıştığınızda bu pek mümkün değildir (eğer iş arkadaşınız kapı komşunuz değilse ve aynı evi paylaşmıyorsanız )… Next Web tarafından yürütülen bir araştırmaya göre, uzaktan çalışanların yarısından fazlası yalnızlık çekiyor, bu da çalışanların ruh ve zihin sağlığını olumsuz etkiliyor.

Yine de tüm bu zorluklara rağmen evden çalışmayı daha verimli hale getirmenin pek çok yolu var. İşte uzaktan çalışmanın avantajlarını ön plana çıkarmanıza ve daha konforlu ve etkili bir çalışma sistemine sahip olmanıza yardımcı olacak ipuçları:

Uzaktan çalışma sistemini verimli kılmanın yolları

İster deneyimli bir uzaktan çalışan olun, ister yeni başlıyor olun, aşağıdaki ipuçları ile kendi sisteminizi kurabilir, en ideal ortamı yaratabilir ve üretkenliğinizi artırabilirsiniz:

Düzenli hedefler belirleyin

Geleneksel bir ofis ortamının yapısı olmadan uzaktan çalışmak, çalışırken ivmeyi korumayı zorlaştırabilir. Düzenli olarak hedefler belirlemek, motive kalmanıza ve hedeflerinize ulaşmaya odaklanmanıza olanak tanıyan bir yön ve amaç duygusunu güçlendirmenize yardımcı olabilir. Günlük, haftalık veya aylık hedeflerinizi tanımlayarak, işiniz için en etkili yol haritasını oluşturabilirsiniz. Bu, aynı zamanda dikkat dağıtıcı unsurları da azaltmanıza yardımcı olabilir, çünkü bir kez hedefinizi bildiğinizde ona doğru daha kolay ilerleyebilirsiniz.  Ayrıca, daha büyük projeleri daha küçük hedeflere bölerek ve net başarı ölçütleri oluşturarak ilerlemenizi takip edebilir ve zaman içindeki performansınızı da değerlendirebilirsiniz.

İdeal bir çalışma alanı yaratın

İş yerindeki ofis ortamını birebir evinizde sağlamak belki ilk bakışta zor görünebilir, ancak doğru düzenlemelerle harika bir home-office yaratabilirsiniz. Eğer, evinizde çalışma odasına çevirebileceğiniz uygun bir odanız varsa burayı küçük bir ofise çevirmeyi düşünebilir veya odanın bir köşesini çalışma alanına dönüştürebilirsiniz. Üretkenliğinizi artırmak ve odaklanmanızı kolaylaştırmak için dikkat dağıtıcı unsurlardan, kalabalıktan, gereksiz eşyalardan uzak, sakin, düzenli, iyi aydınlatılmış bir alan yaratabilirsiniz. Ergonomik sandalye ve çalışma masası, uygun masaüstü düzenleyicileri ve gerekli teknolojik araçlarla kendinize evinizde en ideal çalışma ortamını sunabilirsiniz. Uygun araç-gereçlere yatırım yaparak işinizi verimli ve etkili bir şekilde ev ortamında gerçekleştirebilirsiniz.

Bir rutin oluşturun

Bir rutin oluşturmanın en önemli faydalarından biri, öngörülebilirlik ve kontrol duygusu oluşturmaya yardımcı olmasıdır. Gün boyunca tutarlı davranış kalıpları oluşturmak, iş ve yaşamınız üzerindeki kontrolü artırarak yaşadığınız stres ve kaygıyı azaltacak bir yapı sunabilir. Örneğin, düzenli çalışma saatleri belirleyerek, beyninize işe odaklanma zamanının geldiği sinyalini verebilir, işe koyulmayı teşvik eden bir rutin duygusu yaratabilirsiniz. Ayrıca mola vermek için de zaman ayırarak gün boyu enerjinizi koruyabilir, bedeninizi ve zihninizi dinlendirebilirsiniz. Masa başında oturmanın yarattığı olumsuz fiziksel etkileri azaltmak için mola zamanlarınıza küçük egzersizlerle hareket de katabilirsiniz.

İşerinizi önce enerjinize, sonra zamanınıza göre önceliklendirin

Şüphesiz ki bazı görev ve sorumluluklar, diğerlerinden daha fazla zaman ve enerji gerektirir, bu nedenle gün boyu dalgalanan enerjiyi en iyi şekilde yönetebilmek önemlidir. Örneğin, bir sunum hazırlamak için daha fazla enerji ve zamana ihtiyacınız varken, maillere dönüş yapmak daha kolay ve pratik olabilir. İşlerinizi en verimli şekilde yönetebilmek için daha fazla enerji gerektiren işlerinizi önceliklendirebilir, zamanınızı buna göre planlaya bilirsiniz. Örneğin, gelecek hafta boyunca tamamlamak istediğiniz görevlerin veya etkinliklerin bir listesini yapabilirsiniz. Bir hafta iyi bir mantıksal planlama birimidir, çünkü hedefleri tamamlayamayacağınız kadar kısa olmamakla birlikte denge sağlayacak kadar da uzundur. Görevlerinizin her birine iki değer atayarak bu süreci yönetebilirsiniz:

• Enerji derecesi: Bu eylemin size ne kadar enerji verdiğini veya götürdüğünü gösteren sayıdır. Örneğin, gerçekten ferahlatıcı bir şey için +3 veya süper enerji tüketen bir aktivite için -5 gibi bir değer verebilirsiniz.
• Zaman maliyeti: Yapacağınız işin saat cinsinden gerçekte ne kadar zaman alacağını düşünüyorsunuz? Görev ve sorumluluklarınıza öncelik vermek için Superstructure Method’u kullanabilirsiniz. Bu yöntem, eylemleri üç öncelik kategorisine ayırmanın hızlı ve kolay bir yoludur:

‘Kesinlikle’ olması gerekenler: Tamamlanması kesinlikle zorunlu olan işler.

‘Olması’ gerekenler: Hedefinize ulaşmak için yararlı olan ancak kritik olmayan işler.

Olması ‘iyi olur’lar: İsteğe bağlı olan, halledilmese de olumsuz sonuçlar doğurmayacak işler.

Asenkron iletişimi kullanın

Eşzamansız iletişim, tüm tarafların aynı anda varlığını veya katılımını gerektirmeyen iletişim yöntemlerini ifade eder ve uzaktan çalışma sisteminde üretkenliği, iş birliğini ve iş-yaşam dengesini desteklemek için güçlü bir araçtır. Özellikle farklı zaman dilimlerine sahip olan ekiplerde verimliliği korumanın etkili bir yoludur. Herkesin aynı anda hazır bulunmasını gerektirmediği için, eşzamansız iletişim kendi iş akışınıza göre çalışmanıza ve sürekli kesintiler olmadan derin işlere odaklanmanıza izin verir. Ayrıca, eşzamansız iletişimin teşvik ettiği esneklik ve özerklik, programlarınız üzerinde daha fazla kontrol sahibi olmanızı da sağlayabilir.

Dijital araçlardan faydalanın

Ekip arkadaşlarınız ile ortak bir proje üzerinde çalışabilmek, değişiklikleri izleyebilmek, kolayca iletişim kurabilmek ve iş birliği yapabilmek için uzaktan çalışma sisteminde hepinize fayda sağlayacak dijital araçlardan faydalanabilirsiniz. Ortak bir takvim kullanmanıza, ihtiyaç duyulan bilgileri, kaynakları, belgeleri ve gerekli dosyaları depolamanıza, kesintisiz iletişim kurmanıza yardımcı olabilecek Basecamp, Calendly gibi platformlar işinizi kolaylaştırabilir.

Kendi topluluğunuzu bulun

Daha bağlı ve desteklenmiş hissetmenize yardımcı olacak bir topluluk bulmak, uzaktan çalışmanın önemli bir yönüdür. Fiziksel olarak yalnız olduğunuz bu sistemde, dijital araçlardan faydalanarak sosyal bağlar kurmaya devam edebilirsiniz. Sanal ekipler, anlık mesajlaşmalar, düzenli görüntü aramalar iş arkadaşlarınızla daha yakın ve bağlantıda hissetmenize yardımı olabilir. Ayrıca sektörünüz veya mesleğinizle ilgili çevrimiçi topluluklara veya forumlara da katılarak etkileşiminizi artırabilir, kendinize ekstra destek sağlayabilirsiniz.

Tüm bu ipuçları ile uzaktan çalışmanın dezavantajlarını olabildiğince etkisiz hale getirebilir, kendiniz için en uygun çalışma alanını yaratabilirsiniz. Dilerseniz aşağıdaki yazılarımıza da göz atabilirsiniz:

Burçlara göre evden çalışırken verimliliğinizi artıracak ipuçları
Ergonomik çalışma ortamı nasıl yaratılır?
Evden çalışırken verimliliğinizi artıracak dekorasyon önerileri

Kaynak: lifehack