Özellikle beyaz yakalıysanız ya da her işinizi online yapmanızı gerektiren bir mesleğiniz varsa, e-posta kutunuz artık en yakın dostunuz gibidir! Gün içinde onlarcası gelen ve her nasılsa hepsi “acil” yanıt bekleyen e-postalarla hakkını vererek uğraşmak da iş hayatındaki en kilit noktalardan biridir. İşte bu zorlu mücadeleden alnınızın akıyla çıkarken profesyonel imajınızdan taviz vermemek için kaçınmanız gerekenler:
Fazla sert davranmak
Evet, iş hayatında eleştiri ya da kritik yapmak çok normaldir. Fakat bazen bu eleştiriler, e-postaların yazılı duygusuzluğuna kurban gidebilir ve olduklarından çok daha sert hale gelebilirler. Bu yüzden, birinin yaptığı işle ilgili negatif bir yorumu e-posta aracılığıyla yapacaksanız, yazdığınızı mutlaka birkaç defa okuyun ve yumuşatabildiğiniz kadar yumuşatın. Aksi halde hem eleştiri yaptığınız kişi sizin yazdıklarınızı dikkate almayacak ve kişisel bir sorun gibi algılayacaktır, hem de ofiste “fevri” damgası yemeniz söz konusu olacaktır.
Kişisel yazışmaları iş e-postasından yapmak
İş arkadaşlarınızla aranızda yakın bir ilişki olsa da, e-posta serverlarındaki yükü düşünerek, kişisel yazışmalarınızı mümkün olduğunca kişisel hesaplarınızdan gerçekleştirmeye çalışın. Unutmayın, işin bir de güvenlik / gizlilik boyutu var! Arkadaşınızla şirket maili üzerinden yaptığınız zararsız bir dedikodu karşınıza çıkarak başınızı çok ağrıtabilir.
Çok çabuk / hızlı cevap vermek
Size gelen e-postalara cevap vermeyi çok geciktirmek ya da görmezden gelmek kesinlikle amatörce ve kaba bir davranıştır. Ancak sırf cevap vermiş olmak için de “Teşekkürler” “Tamam” gibi kısa yanıtlarla e-postaları çarçabuk yanıtlamak da aynı şekilde sakil durur. Siz siz olun, e-postalarınızı önem sırasına göre filtreleyin ve makul bir sürede yanıtlayın.
Aynı e-postayı yeniden atmak
İstediğiniz bir iş varsa ve bunu e-posta ile iletiyorsanız gelecek cevapları gözden kaçırmayın. Çünkü yazdığınız kişi size cevap vermiş olsa bile, sırf o e-postayı kaçırdınız diye “Cevabınızı bekliyorum” şeklinde ikinci bir mail atmak, ekip arkadaşınız açısından dünyanın en sinir bozucu şeylerinden biridir.
Emoji kullanmak
Mümkünse çok sevdiğiniz emojileri Whatsapp mesajlarına saklayın. Çünkü e-postalarda emoji kullanmak, duygu ve düşüncelerini yazı ile ifade edememe şeklinde yorumlanabilir ve hiç şık durmaz.
Kaynak:
İnc.com