Kişisel zaman yönetimi: Elinizdeki sınırlı saatlerle ne yapacaksınız?

Bazen yapılacaklar listenizdeki şeyleri, herhangi bir gün veya haftada tamamlamak imkansız gelebilir. Greg McKeown’ın “Özcülük: Daha Azın Disiplinli Arayışı“ isimli kitabı, tam da buraya dokunuyor ve zamanı kullanma şeklimize dair önemli tavsiyelerde bulunuyor. McKeown, sınırlı zamanınızı ve enerjinizi en önemli şeylere harcamanız için bilinçli seçimler yapmanın bir yaşam biçimi olduğunu söylüyor: “Özcünün yolu, daha az zamanda daha çok iş yapmakla ilgili değil. Daha azını yapmakla ilgili de değil. Bu, sadece doğru şeyleri yapmakla ilgili.”

Buradan hareketle siz de programınızı yeniden elden geçirebilir ve bir zaman-bütçe dengesi oluşturabilirsiniz. Nasıl mı? Yanıtlar, aşağıda.

Elimizdeki sınırlı kaynaklar: Para ve zaman

Öncelikle bütçe konusunu ele alalım. Para biriktirmenin en temel kısmı, ilk etapta paraya nasıl baktığınızı düzenlemektir. Her ay gelirinizin ve harcamalarınızın insafına mı kalıyorsunuz? Hayır, paranızın patronu sizsiniz ve ona ne yapması gerektiğini siz söyleyebilirsiniz. Bu fikir, herhangi bir başarılı bütçeleme sisteminin merkezinde yer alır ve oldukça işlevseldir. Elinize geçen her bir banknotla ne yapacağınıza karar verin. Örneğin bir kısmı araba kredinizi ödemek için mi kullanılacak? Faturalar için ne kadar gerekli? Hepsini maaşınızı aldığınızda zarflara ayırın ve harcamalarınızı somut bir şekilde gözlemleyin. Zarf sistemi olarak adlandırılan bu yöntem, kesinlikle harcama davranışınızlarınızı değiştirecektir. Bu sayede anlık alışverişlerin ve düzensiz tasarrufun olumsuz etkilerine maruz kalmayacaksınız.

Tıpkı para gibi, sınırlı olan bir diğer kaynak da zamanınız. Dolayısıyla her gün sahip olduğunuz sınırlı saatlerle ne yapacağınızı planlamanız da; bütçe planlama ile paralel bir kavram. Özellikle son birkaç yılda (küresel salgın, doğal afetler ve belki de özel yaşamınızdaki değişiklikler nedeniyle) zaman yönetimi konusunda bocaladığınızı hissediyor olabilirsiniz. Yine de, zamanınızın sorumluluğunu yeniden ele almak için hiçbir zaman geç değil.

Yapılacak işler arasında boğulmamak mümkün mü?

Unutmamak için kendinizi zorladığınız, yapılmamış ama yapılması gereken işler mi bekliyor? Öyleyse yapılacaklar listenizi farklı bir biçimde düzenleyelim:

Öncelikle, hafta içi günleri bloklara ayırın. İşte örnek bir program:

Sabah 6.30-9.00 arası: Güne başlamak, çocukları hazırlamak ve okula götürmek, kahvaltı ve egzersiz yapmak için.
9.00-12.00 arası: Odak zaman. Günün temasının belirlediği, yoğun bir şekilde çalışmaya ayrılmış bir süre.
12.00-14.00 arası: Esnek zaman. Bu sırada kalan işleri bitirebilir, akşam yemeğini hazırlayabilir ya da randevuları programlayabilirsiniz.
14.00-17.00 arası: Çocukların okuldan eve döndüğü ve teknolojiden uzak zaman geçirecekleri ebeveynlik zamanı. Onlarla sohbet ettiğiniz veya birlikte mutfakta zaman geçirdiğiniz süre.
17.00-20.30 arası: Akşam yemeği yediğiniz, ortalığı topladığınız, çocuklara yatma hazırlıkları konusunda yardım ettiğiniz ve onları yatırdığınız zaman.
20.30 sonrası: Akşamın geri kalanı ise yatmadan önce dinlenme ve rahatlama için ayırdığınız zaman.

Sonra, bu günlük bloklara ek olarak, haftayı günlük “temalara” ayırın. Bunu yapmak size odaklanma zamanınız boyunca ne üzerinde çalışmanız gerektiğini söyleyecek ama aynı zamanda enerjinizi, boş zamanınız olduğunda yapılması gereken şeylere toplamanıza yardımcı olacak. Örneğin:

Pazartesi ve Salı: İş günleri.
Çarşamba: Aile için randevular aldığınız, ayak işlerini yürüttüğünüz “ev içi” gün.
Perşembe: Esnek bir gün; çünkü okul öncesi çocuğunuz o gün evde sizinle.
Cuma: Dinlenme veya yaratıcı uğraşlara ayırdığınız gün.

İdeal bir yapılacaklar listesinin faydaları

Yapılacaklar listenizdeki bloklar ve tema günlerinin sizin için sadece bir kılavuz olduğunu unutmayın. Her zaman dinlenme gününüze denk gelen bir iş çıkabilir veya haftalık işinizi halletmek için rutin olarak akşamları esnek zamanınızdan feragat etmeniz gerekebilir. Yine de zamanınızı çeşitli işlere göre ayırmak, günlerinizin ve haftalarınızın gidişatını değiştirecektir.

Örneğin; işe ayırdığınız blokların olduğunu bilmek, o günlerde daha üretken olmanıza yardımcı olur. Belirlediğiniz zaman diliminde her şeyi tamamlamak mümkün olmasa da yerine koyacağınız parametreler sayesinde odaklanma motivasyonunuzu kaybetmezsiniz.
Plansız bir şekilde görevler arasında geçiş yapmak zorunda olmak hem zamanınızı hem de odaklanma yeteneğinizi azaltır. Buna karşılık, tüm bu gerekli görevleri tek bir blokta toplamak, bu zihniyette kalabildiğiniz için onları hızla geçmenize olanak tanır. Daha da önemlisi bu sayede, yapmanız gerekenler aklınıza geldiğinde not alabilir ve ardından, halledeceğiniz güvencesiyle, onları çözme zamanı gelene kadar aklınızdan çıkarabilirsiniz.
Sizi yenileyecek şeyler için ayırdığınız dinlenme günleri planlamak, diğer roller ve sorumluluklar için elinizden gelenin en iyisini yapmanıza izin verir. Böylece daha az heyecan verici işler yaparken, o günü sabırsızlıkla bekleyebilirsiniz. Unutmayın, eğer “dinlenme” işini planlamazsanız siz tükenene kadar böyle bir zaman olmayacak.

Sonuç olarak; zamanınızı planlamanız, yapılması gereken onlarca iş için bölünmek yerine, size tam olma yeteneği kazandırır. Siz de yukarıdakine benzer bir programla zamanınızı neye harcadığınızı yeniden değerlendirebilirsiniz. Sahip olduğunuz zamanı daha akıllıca kullanabilir, verimliliğinizi büyük ölçüde artırabilirsiniz. Bunu yapmak, yapılacakları yapamama stresini de ortadan kaldırır.

Kaynak: apartmenttherapy

İlginizi çekebilir: Zaman yönetimi konusunda ilham verici TED konuşmaları