Günlük rutin oluşturma ve günü planlama rehberi: Üretken bir günün formülü

Hepimizin dünya üzerindeki sınırlı zamanını en etkili şekilde kullanabilmeye dair içsel bir motivasyonu var. Daha kısa sürede daha fazla şey yapmak, zamanın hiçbir şey yapmadan geçip gitmesine izin vermemek ve kendimizi geliştirebilecek uğraşlarla meşgul olmak hepimizin en önem verdiği konular arasında. Üretkenliğin ve verimin en çok önem arz ettiği çalışma ortamlarında zaman yönetimiyle ilgili yapılan araştırmalar %40’ımızın tüm gününü üretken olmayan işlerle geçirdiğini gösteriyor. Peki, kalan %60’ın daha üretken olmasını sağlayan şey ne? Dünyanın en üretken insanlarının günlük planlarından ve araştırmalardan yola çıkarak hazırladığımız bu günlük program akışı ve öneriler, kendi ihtiyaçlarınıza göre düzenlediğinizde zamanı optimum düzeyde kullanmanıza yardımcı olacaktır.

Bir sabah rutiniyle güne başlayın 

Bedenimizin gün ışığıyla birlikte uyandığı ve uyku sırasında topladığı enerjiyle tazelenmiş olarak güne başladığı sabah saatleri günün en üretken geçirilebilecek saatleri olarak biliniyor. Araştırmaların yanı sıra Laura Vanderkam’ın çok satanlar listesindeki kitabı “What the Most Successful People Do Before Breakfast” kitabında yer verdiği isimler de sabah saatlerini mutlaka rutin haline getirdikleri herhangi bir işle ya da aktiviteyle geçiriyor. Bitki çayı içmek, esnemek, duş almak, yürüyüş yapmak, günlük yazmak ya da biriken e-mailleri temizlemek…  Sabah yapılabileceklerin ne olduğu kişiden kişiye değişse de, işin püf noktası her sabah aynı şeyi yaparak o şey her neyse ritüel haline getirebilmekte.

Örneğin, Vanderkam’ın kitabında yer verdiği isimlerden Elon Musk’ın sabah rutini ilk 30 dakikasını kahve eşliğinde önemli gördüğü mailleri okumak, sonrasında ise hızlı bir duş alıp ofise doğru yola çıkmak. Üretkenliğiyle bilinen bir başka başarılı isim olan Mark Zuckerberg erken kalkmayı sevmese de, uyandığı andan itibaren koşu, kahvaltı, giyinme ve işe gitme rutinini her gün aynı sırada sürdürüyor. Arianna Huffington uyanmak için çalar saat kullanmıyor. Birkaç dakikalığına da olsa meditasyon yapmadan ise asla telefonuna bakmıyor. Tony Robbins de uyanma saati belirsiz olan isimler arasında. Ancak kaçta uyandığı farketmeksizin uyandığı anda ilk yaptığı şey havuza atlayarak yüzmek. Dünyanın en zengin insanlarından biri olarak bilinen Jeff Bezos da uyanmak için beden saatine kulak verenler arasında. Uyandıktan sonraysa her sabah eşiyle kahvaltı edip günlük programını oluşturuyor.

İlginizi çekebilir: Başarılı insanların sahip olduğu 7 sabah rutini

Sabah rutini için öneriler:

Gördüğünüz gibi başarılı insanların ritüelleri arasında dağlar kadar fark olsa da ortak özellikleri her sabah mutlaka bir ritüele bağlı kalarak bu ritüeli sürdürmeye çalışmaları. İşin özü aslında ne yaptığınızdan çok yaptığınız şeyi her gün sürdürüp sürdürmediğinizle ilgili. Eğer sabahları izlediğiniz bir rutin yoksa, en azından başlangıç aşamasında sıfırdan bir sabah rutini yaratmak için şu önerilerimiz işinize yarayabilir:

• Evde birlikte yaşadığınız herkesten önce uyanın. Biriyle birlikte yaşamıyor olsanız bile bildirimlerle dikkatinizin sürekli bölüneceği çalışma saatlerinizden birkaç saat önce uyanmaya çalışın. Dikkatinizin dağılmayacağı bu sessiz sürede önemli e-maillerinize geri dönebilir ya da e-mail temizliği yapabilir, kendiniz için okuma saati yapabilir, günlük yazabilir, meditasyon yapabilir ya da günün geri kalanını dikkatlice planlayabilirsiniz.
• Egzersiz, meditasyon ve sağlıklı beslenme üçlüsünden en az biriyle güne başlayın. Kulağa çok klişe gibi geliyor olabilir ama yatağınızda yattığınız yerden sağlıksız abur cuburlarla beslenerek günün geri kalanı için ihtiyaç duyacağınız enerjiyi bulamayacağınız açıkça ortada. Dolayısıyla enerjinizi harekete geçirecek bu üçlüden en az birini mutlaka sabah rutininiz haline getirmeye çalışın.
• Günün akışını çıkarın ve planlama yapın. Yapılan araştırmalar, günün ilk saatlerinde somut ve net hedefler belirleyerek tüm güne bu plan üstünden devam eden kişilerin hedeflerine ulaşmak konusunda %50 daha başarılı olduğunu, ve yaşamlarının kontrolünü diğerlerine göre %32 daha çok ellerinde tuttuklarını hissettiklerini gösteriyor.
• Ajandanızı oluşturduktan sonra gözden geçirin. Bu yolla gün içinde neyle karşı karşıya kalacağınıza, hatta ne kadar stres yaşayıp ne kadar dinlenmiş hissedeceğinize dair bir ön hazırlık yapma fırsatı bulacaksınız. Ayrıca programınızdaki sıkışıklıkları ve çakışmaları görmek ve son anda stres yaşamamak için de programınızı gözden geçirmek harika bir sabah rutini olabilir.
• Severek yaptığınız herhangi bir şeyle ilgilenin. Kahvaltı etmek, köpeğinizi yürüyüşe çıkarmak ya da herhangi bir hobinizle ilgilenmek… Sabahları güne mutlu başlamanın ve modunuzu yükseltmenin en iyi yollarından biri de sevdiğiniz işlerle ilgilenmek olacaktır.  

İlginizi çekebilir: Tüm gününüzü aydınlatacak 10 sabah rutini

Çalışmaya 3 büyük ve önemli sorumluluğunuza odaklanarak başlayın

Eğer güne başlarken sürekli olarak küçük görevler üstünde çalışıyorsanız, gün içinde daha büyük hedefleriniz üzerine çalışabilecek fırsatı bulmakta zorlanabilirsiniz. Bir önceki günden ya da sabah rutininizde o gün için yapacağınız en büyük üç sorumluluğunuzu listeleyin. Bu sorumluluklar yapılacaklar listenizin en üst sırasında olsun. Programınızın tamamını bu üç önemli sorumluluğa göre planlayın ve bu işleri aksatabilecek dikkat dağıtıcıları mutlaka ortadan kaldırmaya çalışın.

Örneğin, sabah saat 9-11 arasını ilk büyük göreviniz için ayırdıysanız, bu saatler arasında telefonunuzu ve tüm bildirimlerinizi kapatın. Çalışma ortamınız tek başınıza çalışmanız için uygun değilse, ses kesici bir kulaklık kullanın. Önemli olan nokta, günün büyük sorumlulukları üstünde çalışırken kulaklarınızı her şeye tıkamak ve sadece yaptığınız işe odaklanmak.

Peki, bu üç büyük görevden hangisiyle başlayacağınıza nasıl karar vereceksiniz? Önceliklendirme konusunda oldukça sık kullanılan ve bir sonraki yazımızda detaylı olarak bahseceğimiz ‘kurbağayı ye’ tekniğiyle hangi işinizden başlamanız gerektiğine karar verebilirsiniz. Bu tekniğe göre başlamanız gereken iş mutlaka yapmak zorunda olduğunuz ancak en çok yapmak istemediğiniz sorumlulukla işe başlamak. Sizi zorladığı ya da hoşlanmadığınız için yapmak istemediğiniz ve ayaklarınızın geri geri gittiği görevinizi tamamladığınızda, günün geri kalanında kendinizi çok daha rahatlamış hissedeceksiniz. Üstünüzden ağır bir yükü atmanın verdiği momentumla ve başarmış olma hissiyle günün geri kalanını çok daha üretken geçirebilirsiniz.

İlginizi çekebilir: Sendromsuz pazartesiler için 9 öneri

Gün ortasında uzun bir mola alın

Çalışma programınızı en üretken olduğunuz saatlere göre planlarken kesinlikle atlamamanız gereken şeylerden biri de molalarınızı da etkili şekilde planlamak. Gününüzü daha üretken ve verimli şekilde geçirmek için sabah üretkenliğinizin yüksek olduğu zamanları önemli işleriniz üzerinde çalışarak geçirdikten sonra gün ortasında mutlaka çalışmaya ara verin.

Çalışmaya mola vermek bu süreyi hiçbir şey yapmadan geçirmeniz anlamına gelmiyor. Örneğin, Twitter ve Medium’un kurucusu Evan Williams gün arasında verdiği molaları egzersiz yaparak kullanıyor ve eskiden sabahları egzersiz yaptığını ancak daha sonra bu rutini öğle molasına taşıdığını, böylelikle günün geri kalanında çok daha enerjik hissettiğini belirtiyor. Bussiness Insider’ın kurucusu Alexa Pipia da egzersizi öğle molasına taşıyanlar arasında. Siz de öğle saatlerinde çalışmaya verdiğiniz molaları size mutluluk ve enerji veren rutinlerle değerlendirebilirsiniz. 

İlginizi çekebilir: Dinlenmek için kendinize izin veriyor musunuz?

Telefon görüşmelerinizi ve toplantılarınızı mümkün olabildiğince öğleden sonra yapmaya çalışın

Bedenimizin biyolojik döngüsü olan sirkadiyen ritim nedeniyle öğleden sonraki saatlerde beyin sisi olarak adlandırılan, zihnin daha yavaş çalıştığı ve odaklanmakta zorluk yaşadığı durumu deneyimleyebiliyoruz. Bununla savaşmak ve çalışmaya odaklanmak için kendinizi zorlamak yerine biraz atıştırmalık tüketerek ve kısa süreliğine uyuyarak zihinsel enerjinizi yenileyebilirsiniz. Öğleden sonraki saatlerde programınızı yeniden gözden geçirebilir, tamamladığınız işleri yazabilir ve ne kadar ilerleme kaydettiğinizi değerlendirebilirsiniz. Bunu yapmak günün geri kalanı için ihtiyaç duyduğunuz motivasyonu kazanmanıza yardımcı olacak.

Öğleden sonraki saatlerde enerjiniz görece daha düşük olacağından, sizi zorlayacak ya da yaratıcı olmanızı gerektiren işler yerine bu saatleri fazla zihinsel efor gerektirmeyen, elinizi oyalayacak, hafif yoğunluktaki işlerinize ayırabilirsiniz. Telefon görüşmeleri ve toplantılar, bu saatlerde en etkili ve yorulmadan yapabileceğiniz işler arasında.

52-17 kuralını izlemeye çalışın

Hiçbirimiz verimli olmak ve sürekli üretmek amaçlı çalışan robotlar değiliz. Hepimizin kapasitesini etkili şekilde kullanabilmek, rahatlamak ve yenilenmek için gün içinde sık sık mola almaya ihtiyacı odluğu tartışmasız bir gerçek. Gün içinde ne kadar mola vermemiz gerektiği konusuyla ilgili yüzlerce farklı görüş olsa da, güncel bir araştırma en üretken insanlar listesinde %10’luk üst dilimde yer alan kişilerin ideal olarak 52 dakika çalışma ve 17 dakikalık dinlenme molalarını içeren bir rutini takip ettiğini gösteriyor. İş yaparken tükenmiş hissetmemek, yorulmamak ve bunalmamak için 52 dakika boyunca tam performans çalışmasanız bile 17 dakikalık dinlenme molaları vermeyi kesinlikle ihmal etmemelisiniz.

Her güne bir tema belirleyin

Twitter ve Square’in CEO’su Jack Dorsey, her iki şirkete de günde mutlaka 8’er saat ayırdığını söylüyor. Günde 16 saat çalışmayla nasıl üretken kalabildiği sorusuna cevabıysa her gün için ayrı bir tema yaratmak.

Pazartesi günlerini yönetim toplantıları günü, Salı günlerini ürün geliştirme çalışmaları, Çarşamba günlerini pazarlama ve iletişim, Perşembe günlerini yazılım ve ortaklıklar, Cuma günlerini ise işe alım ve kurum kültürü olarak 5 ayrı temaya ayıran Dorsey, bu şekilde üretkenliğini koruduğunu ve her gün farklı bir iş yapmanın motivasyonunu ve enerjisini canlı tuttuğunu söylüyor. Benzer şekilde hafta sonlarını da temalandıran Dorsey, Cumartesilerini doğa yürüyüşü, Pazar günleriniyse gelecek haftanın planlaması için kullanıyor.

Dorsey, günleri temalandırmanın kendisini daha odaklı kıldığını ve bu yolla tüm dikkat dağıtıcılardan kendini uzaklaştırabildiğini söylüyor.

Karar verme sürenizi minimuma indirmeye çalışın

Mark Zuckerberg, Barack Obama ve Steve Jobs gibi insanların her gün aynı kıyafetleri giydiği hiç dikkatinizi çekmiş miydi? Bu insanların sürekli aynı kıyafeti giymeleri tabii ki giyim zevklerinin kötü olmasından ya da tembel olmalarından kaynaklanmıyor. Bunu yapmalarının tek amacı, zihinsel enerjilerini koruma istekleri.

Günün özellikle ilerleyen saatlerinde akıllıca ve etkili karar verebilmek için gerekli olan zihinsel enerji en alt seviyelerde oluyor. Zihinsel enerjinizi mümkün olabildiğince canlı tutabilmenin yoluysa kıyafet seçimi ya da yemek seçimi gibi basit konularda karar vermeye mümkün olabildiğince az zaman ayırıp, karar verme yorgunluğunun önüne geçmek.

Üretken insanlar, mümkün olduğunca çok önemli olmayan kararları otomatikleştirip düzene sokarak karar yorgunluğunun önüne geçmeye çalışıyorlar. Bunu, ertesi gün giyeceklerinizi yatmadan önce hazırlamak, tüm öğünlerinizde yiyeceklerinizi Pazar gününden belirlemek ve toplantılarınızı aklınızda tutmak yerine takviminize eklemek gibi basit uygulamalarla sağlayabilirsiniz.

Yapılacaklar listesindeki işlerinizi gruplandırın

Bu yazıyı okurken bir toplantının ortasında ya da bir işle ilgileniyor olmanız çok olası. Ancak multitasking olarak adlandırılan ve bir zamanlar oldukça popüler olan aynı anda birden fazla işi yapabilme becerisinin gerçek olmadığı bilimsel araştırmalarla çoktan kanıtlandı. Araştırmalar, aynı anda iki farklı şeyin odaklanmamızın mümkün olmadığını, sadece dikkatimizi işler arasında hızlıca gezdirebildiğimiz için aynı anda birden çok iş yapabiliyormuşuz yanılgısına düştüğümüzü gösteriyor.

İlginizi çekebilir: Bir mit olarak ‘Multitasking’

Michigan Üniversitesi’nde yapılan bir araştırmanın sonuçları, aynı anda birden fazla ilgilendiğimizde, yani dikkatimizi sürekli işler arasında gezdirdiğimizde üretkenliğimizin %40 azaldığını gösteriyor. Aynı anda birden fazla işe odaklanmanız gerekiyorsa, multitasking yerine işlerinizi ve görevlerinizi gruplandırma seçeneğini değerlendirebilirsiniz. Uygulaması ise tahmin edebileceğiniz gibi oldukça basit: Yapılacaklar listenizi oluşturduktan sonra benzer işleri bir araya toplayarak belirli bir zaman diliminde sadece o işlere odaklanarak çalışın. Örneğin, tüm telefon görüşmelerinizi bir saatlik bir zamanda ardı ardına gerçekleştirmek ya da öğleden sonra bir saatinizi sadece mail temizliğine ayırmak ve geri dönmediğiniz maillere cevap vermek gibi benzer işlerle doldurabilirsiniz.

Akşam saatlerini sadece dinlenmeye ayırın

Bedeniniz gün ışığının kaybolduğu akşam saatlerinde dinlenmek ve yenilenmek için ihtiyaç duyduğu hormonları salgılamaya başlar. Bu nedenle ne kadar meşgul olursanız olun, akşam saatlerini mutlaka dinlenmeye ayırın. Ertesi günü daha üretken geçirmek için akşam saatlerinde dinlenmeniz ve bedeninizin yenilenmesine izin vermeniz gerekiyor. Çalışmadığınız bu saatleri meditasyon, hobilerinizle ilgilenmek, bir şeyler izlemek gibi stresinizi azaltmanıza yardımcı olacak aktivitelerle doldurabilirsiniz.

Amerikan Psikologlar Derneği’ne göre stresinizin azalmasını sağlayan en etkili stratejilerin başında egzersiz yapmak, kitap okumak ya da müzik dinlemek, arkadaşlarla ve aileyle vakit geçirmek, masaj, açık havada yürüyüş, meditasyon, yoga ve yaratıcı gücünüzü açığa çıkarmanıza yardımcı olabilecek hobiler yer alıyor. Listenin yapılmaması gerekenleri arasındaysa alışveriş yapmak, sigara ve alkol tüketmek, yemek yemek, bilgisayar oyunları oynamak, İnternette gezinmek ve iki saatten daha uzun süre yapay ekran karşısında olmanızı gerektiren her türlü aktivite var. 

Üretken geçen böyle bir günün en son aktivitesiyse en önemlisi: Uyku. Her gün aynı saatte uyuyup aynı saatte uyanmak, melatonin hormonunun salgılandığı 10:30 – 11:00 arasında mutlaka uykuya geçmiş olmak, önerilen 7-9 saatlik uyku süresini mutlaka tamamlamak gerekiyor. Kaliteli ve sağlıklı bir gece uykusu için dikkat etmeniz gereken tüm detayları Uyumak mı, hastalanmak mı: Kaliteli bir uyku için 14 öneriyazımızda bulabilirsiniz.