Etkili ve stressiz bir yapılacaklar listesi nasıl hazırlanır?

Markete uğra, toplantı ayarla, raporları mail at, çocukları kursa yazdır, hafta sonu için plan yap, bankaya git, doktor randevusu al… sonsuza kadar uzatabileceğimiz bu ‘to-do’lar yani yapılacaklar listesi, hepimizin hayatının ayrılmaz bir parçası değil mi? Kimimize göre günlük hayatı kolaylaştırıcı, kimimize göreyse oldukça zorlayıcı… Yapılacaklar listemizde makul sayıda madde olduğunda her birinin üzerini çizdiğimizde rahatladığımız kesin; ancak onlarca maddeyle upuzun listeler hazırladığımızda da bu sefer ‘Nasıl yetiştireceğim, hepsini bugün bitirmeliyim…” düşünceleri üzerimizde baskı ve stres yaratabiliyor. İşimizi kolaylaştırmak, günlük rutinlerimizi, planlarımızı daha rahat bir şekilde takip edebilmek için yardımcı olan yapılacaklar listesi, doğru bir şekilde hazırlanmadığında daha fazla stres yaşamamıza; günümüzü rahatlatacağı halde daha da zorlaştırmaya başlayabiliyor. Stresimiz arttıkça da haliyle işlerimizden aldığımız verim düşüyor ve belki de hazırladığımız to-do listler yarısına bile gelemeden bir kenarda bizi bekliyor. Hemen hemen hepimizin hayatında yer alan ve her gün bir yenisi daha eklenen bu to-do listleri yani yapılacaklar listelerinizi doğru hazırladığınızı düşünüyor musunuz? ‘Bunun doğrusu mu olur!’ demeyin, daha etkili ve üzerinizde stres yaratmayan  to-do listler hazırlamanıza yardımcı olacak birçok yol var. Daha etkili ve stressiz bir yapılacaklar listesi hazırlamanıza yardımcı olacak ipuçları:

1. Doğru yöntemi seçin

Etkili bir yapılacaklar listesi oluşturmanın ilk adımı, onu nerede tutmak istediğinize karar vermektir. Daha çok kağıt-kalem kullanmaktan mı zevk alıyorsunuz; öyleyse yapılacaklar listeniz için özel bir defter edinmeniz en iyisi. Ya da teknoloji benim en yakın dostum mu diyorsunuz? O zaman hangi platformda notlarınızı tutmak istediğinizi belirleyin. Dijital ortamda listelerinizi oluşturmak, takip etmenizi kolaylaştırıyorsa ve sizin için daha pratik bir yöntem oluyorsa onu tercih edin. Telefon, tablet ya da bilgisayarda günlük işlerinizi not edebilir, birden fazla aygıtta senkronize edebilirsiniz. Özel mobil uygulamaları indirebilir ya da telefonunuzdaki notlar özelliğinden faydalanabilirsiniz.

2. Renkleri, kategorileri, farklı araçları kullanmaktan çekinmeyin

Görselliğin işinizi daha da kolaylaştırması için renkli kodlamalar yapabilir, işlerinizi kategorilere ayırabilirsiniz. Örneğin; eğer defter kullanıyorsanız evle ilgili yapılacaklar, işle ilgili yapılacaklar, özel işler gibi farklı kategorilere listenizi bölebilir ya da her biri için farklı renkli kalemler kullanabilirsiniz. Teknolojiden faydalanmak istiyorsanız; Evernote, Ulysses, Simplenote, Bear, Dropbox Paper, Microsoft OneNote, Notion ve daha birçok not alma uygulamasına göz atabilir; sizin için en etkili araçları sunan bir tanesi üzerinden ilerleyebilirsiniz.

3. ‘Beklenmeyen’ler için alan açın

Plan-programlarınızı ne kadar detaylı, özenli yaparsanız yapın her zaman onlara uygun bir şekilde yürüyeceğini düşünmek fazla iyimser olurdu. Her zaman beklenmeyen bir işin, planda olmayan bir toplantının ya da acil yetişmesi gereken bir raporun ortaya çıkma ihtimali var. Bu nedenle stresinizi azaltması ve işinizi kolaylaştırması için to-do listinizde öngörülemeyen durumlar için biraz boşluk bırakmanızda fayda var. Eğer sürpriz bir gelişme olmazsa o bıraktığınız boşluğu kendinize zaman ayırarak, fazladan dinlenerek, çayınızı-kahvenizi yudumlayarak geçirebilirsiniz.

4. Gerçekçi olun

Kendinize fazla yüklenmemek ve büyük beklentilere girdikten sonra hayal kırklığına uğramamak için gerçekçi olmanızda ve imkansıza yakın işleri listenize eklememenizde fayda var. Bir gün 24 saat, uyku, yemek, dinlenme, sevdiklerimize zaman ayırma, ev işleri, öz-bakım rutinleri derken işlerimize, derslerimize ayırabileceğimiz yaklaşık 7-8 saat kaldığını söyleyebiliriz. Örneğin; bir gün içinde 3 toplantıya girmek ve kalan işlerinizi halletmek sizi zorluyorsa, yetişmediği için dinlenme zamanınızdan, uykunuzdan çalıyorsanız günlük toplantı sayınızı mümkünse 1-2’ye indirebilirsiniz. Yapılacaklar listenize 15 madde ekleyip yarısını bile tamamlayacak zamanınız kalmadığında kendinize yükleniyorsanız, çok daha stresli hissediyorsanız maddelerinizi azaltarak işe başlayabilirsiniz.

5. Farklı teknikleri kullanın

Etkili ve üzerinizdeki stresi en aza indirecek bir yapılacaklar listesi için farklı teknikleri kullanmayı deneyebilirsiniz:

İlk 3 metodu: Her güne o gün odaklanacağınız bir ile üç görev arasından seçim yaparak başlayın. Listenizin tamamını aynı anda gerçekleştiremeyeceğiniz için işinizi hafifletmek, daha sakin bir zihinle devam etmek için ilk etapta en fazla 3 ‘to do’ üzerine yoğunlaşın, daha sonra öncelik sırasına göre kalan yapılacaklarınızdan devam edin.

Ivy Lee metodu: Her iş gününün sonunda, ertesi gün odaklanmak için altı görev seçin, bunları 1-6 arasında öncelik sırasına göre sıralayın ve ardından altı görevin tamamı tamamlanana kadar ertesi gün farklı bir işe bakmamaya çalışın. Eğer gün sonunda tamamlanmamış maddeleriniz kalırsa, bir sonraki günün ilk 6 maddesinin içine yerleştirin.

1-3-9 metodu: Her güne başlamadan önce, o gün odaklanmak için 13 görev seçin: Biri yüksek öncelikli göre, üçü orta öncelikli görev ve dokuzu düşük öncelikli görev olsun. Bu sıralamaya göre çalışmalarınıza başlayın ve gün sonuna kadar sadık kalmaya gayret edin.

Eat the frog metodu: ‘Kurbağayı ye’ tekniği olarak Türkçe’ye çevrilen bu yöntemin mantığı aslında oldukça basit: ‘En zor olanı ilk önce yap.’ Listenizdeki maddeleri önceliklendirmeden önce günün başına sizin için yapması en zor olanı, içinizden yapmak gelmeyeni koyun. Yani, önce kurbağayı yiyin, sonrası çok daha kolay olacaktır.

6. Yazacağınız her maddeyi değerlendirin

Yukarıdaki teknikleri uygulayabilmek ve maddelerinizi doğru bir şekilde önceliklendirip sıralayabilmek için önce yazacaklarınızın listenizde yer alması gerekip gerekmediğinden emin olmalısınız. Sonsuz maddeden oluşan bir yapılacaklar listesi fazlasıyla bunaltıcı ve can sıkıcı olabilir. Haliyle, işlere hiç başlamamayı isteyebilirsiniz… Eğer, gereksiz görünen, yaşamınıza ya da işinize bir şey katmayacak olan, sizin sorumluluğunuzda bulunmayan, boşuna zamanınızdan çalacak ya da öncelikli olmayan maddeler varsa onları listenizden çıkarmanızda fayda var.

Bonus: ‘Belki’ yaparım listesi oluşturun

Bazen araya sıkıştırılması gereken, hesapta olmayan, acil gelen ekstra işler çıkabileceği gibi bazen de güzel sürprizler olabilir ve listenizdeki maddeler eksilebilir. Kulağa çok iyi geliyor, değil mi? 😊 Belki bir iş önceliğini yitirir, belki ileri bir tarihe ertelenir ya da belki de bir başkası sizin yerinize yapar… Bu gibi durumlarda kalan işlerinizi rahatlatabilmek, sonraki günlerin iş yükünü hafifletmek için mini bir to-do list daha hazırlayabilir; başlığını da ‘belki yapılacaklar’ gibi bir isim koyabilirsiniz.

Eğer sizin de yapılacaklar listenizi hazırlarken faydalandığınız teknikler varsa bizimle yorumlarda paylaşmayı unutmayın!

İlginizi çekebilir: Günlük rutin oluşturma ve günü planlama rehberi: Üretken bir günün formülü