En temel ilkeleriyle 6 adımda “zaman yönetimi”

Zaman yönetimi o kadar önemli ki aslında belki de hepimizin çok küçük yaşlarda öğrenmemiz gereken şeylerden biri; ancak maalesef hiçbir okulda veya üniversitede bunu öğreten, anlatan bir ders yok. Birçoğumuz zaman yönetimini hatalar yaparak, zaman yönetimi konusunda başarısız olarak öğreniyoruz. Oysa zaman yönetimi, başarının, mutluluğun ve “yeterli” hissetmenin anahtarlarından biri. Bu yüzden bir kişi zaman yönetimini ne kadar erken öğrenip hayata geçirirse, aslında başarıya ulaşma şansı o kadar yüksek.

Herkesin zaman yönetimi yapmak için uyguladığı yöntemler farklılık gösterse de, aşağıda sıraladığımız 6 yöntem zaman yönetimi yapmayı başaran kişilerin ortak paydası. Eğer siz hala zaman yönetimi konusunda kendinizi yeterli hissetmiyorsanız, endişelenmeye gerek yok. İşte en temel ilkeleriyle 6 adımda zaman yönetiminin incelikleri:

1. Önceliklendirin.

Her gün, birden fazla şeye aynı dikkati ve ilgiyi vermek, aslında pek de yararlı bir şey değil. Her seferinde, diğerlerinden daha fazla ilgiyi hak eden bir görev, hedef olmalı. Bu günün en kritik işi de olabilir, sadece sizin yapabileceğiniz bir şey de olabilir. Her ne olursa olsun, yapılacaklar listenizi hazırlarken önünüzdeki görevleri ve hedefleri önceliklendirin. Eğer yapılacaklar listenizi bir gün öncesinden hazırlarsanız, böylelikle ertesi günün planını daha iyi görmüş olursunuz. Günlük işlerinizi öncelik sırasına göre dizin ancak bunu yaparken aşırıya kaçmamaya da dikkat edin. Gerçekçi olun ve hepimizin gün içinde dikkat dağıtıcı unsurlarla karşılaştığımızı unutmayın. İş yerindeyken gelen telefonlar, tahmin edilenden uzun süren toplantılar, çocuklar sizin zaman yönetiminizi etkileyebilir. Önceliklerinizi belirlerken, beklenmeyen dikkat dağıtıcı unsurlar için de belli bir zaman ayırın.

2. Aynı anda birden fazla görevi yerine getirmeye çalışmayın.

Aynı anda birden fazla görevi yerine getirmeye çalışma, yani diğer adıyla “multitasking” birçoğumuzun sıkışınca başvurduğu bir şey olsa da aslında pek de işe yarayan bir strateji değil. Aynı anda birden fazla görevi yerine geçirmeye çalışmak, dikkatinizin ve ilginizin birden fazla şeye bölünmesine ve her bir görev için performansınızın vasat kalmasına neden oluyor. Oysa buna alternatif olarak her seferinde tek bir göreve odaklanmak, işinizin kalitesinden ödün vermeden daha hızlı çalışmanıza olanak tanır. Üstelik, sürekli bir telaş içinde olmak yerine her bir görevi tamamladığınızda kendinize küçük molalar verebilirsiniz.

3. İyi bir uyku uyuyun.

“Sağlık, iyiliktir” lafı her ne kadar klişe olsa da kimsenin itiraz edemeyeceği kadar doğru. Sağlığınız yerinde olmadığı sürece, bir şeyleri başarmanız pek mümkün olmaz. İşte bu nedenle, sağlığınıza dikkat etmeniz ve her gün dinlenmek, yeniden enerji depolamak için kendinize iyi bir gece uykusu ortamı sağlamanız gerekir. En az 7, en fazla 9 saat olması gereken gece uykuları; fiziksel, zihinsel ve duygusal olarak rahatlamanız için kilit öneme sahip. Üstelik, her gün vaktinde uyuyan ve vaktinde uyanan bir kişi daha enerjik olur, işlerini daha hızlı tamamlar ve gün içinde daha verimli çalışır. Genç yaşlarda eğlence uğruna gece uykusundan feragat etmek çekici gelse de ileri yaşlarda bu durum katlanılmaz bir hale dönüşüyor. Bu yüzden başarılı olmak istiyorsanız, bir an önce uykunuzu düzene sokmalı ve her gece kendinize yeterince uyku için vakit ayırmalısınız.

4. Görev paylaştırmayı öğrenin.

Başarılı kişiler, hedefleri eksiksiz ve verimli bir şekilde yerine getirmek için ekip çalışmasının ne kadar önemli olduğunu bilir. Bunun için yapılması gereken görevleri, insanlara paylaştırmalı, ekip arkadaşlarınıza ihtiyacı olan bilgiyi ve olanakları sağlamalı, işin bitmesi gereken zamanı açıkça belirtmelisiniz. Belli aralıklarla iş takibi yaparak da gelişmeleri kontrol edebilirsiniz. Üstelik, verimli bir görev paylaşımı yapmak, size başka görevlere odaklanmak için zaman tanır, verimliliğinizi ve zamanınızı korur.

5. Bir önceki haftayı gözden geçirin.

Yeni bir haftaya başlamadan önce, 15 dakikanızı ayırın ve bir önceki haftayı gözden geçirin. Başardığınız şeylere, tamamladığınız görevlere ve bunun için ayırdığınız zamana bakın. Yaptığınız hataları inceleyin. Geçmişi gözden geçirmek, geleceği iyileştirmek için size ihtiyacınız olan içgörü ve tecrübeyi sağlar.

6. Teknolojiden faydalanın.

Teknoloji hayatı kolaylaştırır. Siz de hayatınızı kolaylaştırmak için teknolojinin nimetlerinden faydalanın. Planlayıcı, anımsatıcı, alarm, yapılacaklar listesi gibi uygulamaları kullanmaktan çekinmeyin. İş yerindeki toplantılar, patronunuzun doğum günü, çocuğunuzun okuldaki etkinliği aynı güne denk gelebilir ve siz teknolojiden yararlanmayarak tüm bunları hatırlamak zorunda olabilirsiniz. Bunun yerine beyninizi gereksiz bir şey için yormayın ve bunları hatırlatma görevini teknolojiye bırakın. Sadece günlük işlerinizde değil, profesyonel hayatınızda da teknolojiden sonuna kadar yararlanmaya çalışın. Çalıştığınız alanda ne tür yazılımlar geliştirildiğini, yeni teknolojik gelişmeleri takip edin.

İlginizi çekebilir: Pomodoro yöntemini kullanarak zaman yönetimini öğrenmenin yolları

Kaynaklar:
Theselfimprovementblog
Forbes