Çok fazla iş üst üste biriktiğinde, hepimiz bu işleri sıraya koymakta ya da düzenlemekte zorluk çekebiliriz. Bu durum her yere yetişmesi gereken ve tüm işleri kontrol altında tutması gereken yöneticiler için çok daha zordur. Çalışanların zaman zaman yaşadığı bu yoğun zamanları her gün yaşamak durumunda kalan yöneticilerin işlerini düzenli tutması, planlı hareket etmesi ve işlerini organize etmesi neredeyse imkânsız gibidir. Düzensiz ve dağınık bir yönetici ya da patron demek, tüm çalışanların stres dolu bir ortamda çalışmak zorunda kalması, motivasyonsuzluk ve niteliksiz işlerin ortaya çıkması demektir.
Uplifers olarak zaman zaman bu durumları yaşayan ya da düzensiz yöneticilerle çalışmak zorunda olan okuyucularımız için, durumla baş etmelerini kolaylaştırabilecek ve daha huzurlu bir iş ortamı yaratabilecek önerileri sizler için derledik. İşte dağınık bir patronla çalışmak zorunda olanlar için hayat kurtarıcı stratejiler;
1. Yöneticinizin güçlü yönlerine odaklanın
Yöneticiniz çok düzensiz ve dağınık çalışıyor olması satış konusunda sektörün ileri gelen isimlerinden biri olduğu ya da müşteri ilişkilerinde oldukça başarılı olması gerçeğini değiştirmez. Bir çok yönetici size çok fazla şey katabilecek deneyime, teknik altyapıya ve yaratıcı fikirlere sahiptir. Yöneticinizin pozitif yönlerine odaklanmanız, dağınık ve düzensiz işleriyle başa çıkmaya çalışırken size motivasyon sağlar ve işinizde daha verimli olmanıza yardımcı olur.
2. Her şeyi not alın
Bir çok yönetici, düşüncelerini aldığı geri bildirimleri okuyarak organize edebilir. Aklınızda olan bir fikri, yapılması gereken bir işi, sizinle paylaştığı şeyleri mutlaka not alın ve uygun zamanlarda yöneticinize bu notlarla küçük hatırlatmalar yapmayı deneyin.
3. İşlerinizi öncelik sırasına koyun
Yöneticinizle yaptığınız toplantılarda ya da görüşmelerde her zaman önce en önemli konuları konuşarak işe başlayın. Düzensiz ve dağınık bir yöneticiye asla bir anda birçok şeyden bahsetmeyin. Bu, yöneticinizin kafasını karıştıracak ve söylediğiniz neredeyse her şeyin havada kalmasına sebep olacaktır. Mutlaka tartışılması gereken konuları sunduktan sonra, geri kalan işleri ve maddeleri yazılı olarak yöneticinize sunmak, yapabileceğiniz en basit ve etkili yollardan biridir.
4. İyi bir problem çözücü olun
Yöneticinizin düzensiz ve dağınık olmasının, yaptığınız işleri en çok hangi noktalarda aksattığını iyi analiz edin ve bu konuda yapabileceğiniz bir şey olup olmadığına dair seçenekler geliştirin. Örneğin; yöneticiniz attığınız maillere geri dönmüyor ve mailin kendisine ulaşmadığı mazeretini öne sürüyorsa; bundan sonrası için gönderdiğiniz maillerde mailin kendisine ulaştığını bildiren bir onay maili talep edin; ve toplantı tarihi vb. konularda tarih ve saat konusunda kesin konuşun.
5. Fazla detaycı olmamaya çalışın
Yaptığınız işlerde fazla detaya kaçmaz ve karmaşık yolları seçmezseniz, hem patronunuza hem de kendinize ekstra iş çıkarmamış ve karışıklık yaratmamış olursunuz. Yöneticinizle olan ilişkinizde anlaşılmaz konuşmalardan daima kaçının. Zaten kafası bir sürü konuya dağılmış olan birisinin kafasını daha çok karıştırmak akıllıca olmayacaktır.
6. Gruplar halinde çalışabileceğiniz takımlar yaratın
Organizasyon bozukluğu çoğu zaman yöneticilerin görev dağılımını düzgün şekilde yapamamasından ya da yetkilendirme konusunda zorluk yaşamasından kaynaklanır. Yöneticinizin iş yükünü azaltmak ve az da olsa toparlanmasına yardımcı olmak için iş arkadaşlarınıza çalışma grupları oluşturmayı teklif edin ve iş bölümünü takımın kendi içinde koordine etmesine yardımcı olun. Yöneticinizin iş yükünü azalttığınızda, hem onu daha fazla stres altında çalışmaktan kurtaracak hem de kendi liderlik yeteneklerinizi sergileme fırsatı bulacaksınız. Patronlar genelde grubu yönetme eğiliminde olan ve bu konuda başarılı olan çalışanları severler ve onlara daha fazla sorumluluk alabilecekleri projelerde yer verirler. Patronunuzun güvenini kazanmanız biraz zaman alabilir; ancak süreç sonunda alacağınız sonuç oldukça tatmin edici olacaktır.
7. Sorumluluk almadan önce iş tanımından emin olun
Size verilen karmaşık görevleri sorgulamadan kabul etmeniz, hem sizin için hem de beraber çalıştığınız insanlar için kafa karıştırıcı olabilir ve bu durum işlerinizin istediğiniz gibi gitmesine engel olur. Örneğin; patronunuz size aynı zamanda yapmanız gereken çok önemli iki görevi veriyorsa bunları körü körüne kabul etmek yerine, işlerin yapabileceğiniz kadarını yöneticinizle paylaşmanız hem sizi hem onu karışıklık yaşamaktan kurtaracaktır.
8. Yöneticinizle olan iletişiminizde dengeli olmaya çalışın
Yöneticiniz sizin için bir süpervizör gibidir. Onunla olan iletişimlerinizde saygı çerçevesini korumaya ve ona mümkün olabilen her konuda yardımcı olmaya önem gösterin. Yapılması gereken işleri hatırlatıcı mailler göndermek ya da incelenmesi gereken dosyaları yöneticinizle paylaşmak bu konuda size oldukça yardımcı olacaktır.
9. Aksaklıkları iyi yönetin
Yöneticinizle konuşmanız gereken şeyleri boş zamanlarında araya kaynayarak ona iletmek yerine, toplantılarınızın saatini ve yerini önceden planlama yoluna gidin. Bu sayede patronunuzun ya da yöneticinizin sizinle görüşmek için hazırlıklı olmasını ve daha planlı hareket ederek kafasında karışıklığa yer olmamasını sağlayabilirsiniz. Eğer o an halledilmesi gereken önemli bir işiniz varsa, bunun için boş bir ofis ayarlayabilir ve konuşmanız gereken konuyu burada konuşabilirsiniz. Bu şekilde yöneticiniz, odasından ve dolayısıyla kafasındaki işlerden uzaklaşmış ve söyleyeceğiniz şeye odaklanmış olacak.
10. Boş zamanlarınızı ona yardımcı olarak değerlendirin
Yaklaşan bir proje olduğunu fakat henüz üzerine bir çalışma yapılmadığını fark ettiğiniz an yöneticinizle bir toplantı organize edin ve konu ile ilgili yardımcı olabileceğiniz herhangi bir iş olup olmadığını sorun. Bu sayede hem yöneticinizin gözüne girebilir hem de onu büyük bir iş yükünden kurtarmış olursunuz.
11. Planlı çalışın
Her gün yöneticinizle beraber toplantılarınızda yapılmasını istediği 3 konu belirleyin ve bunları en az 1 gün öncesinden ajandanıza not edin. Bu notları yöneticinizle beraber gözden geçirin ve geri bildirimlerini alın. Bu notları kullanarak her toplantıdan önce birkaç dakikanızı toplantının genel gidişatını açıklamak için ayırın. Eğer toplantıyı siz organize ediyorsanız işe önce toplantının amacını belirterek başlayın.
12. Az ve öz konuşun
İyi bir özetin nasıl hazırlanacağı konusunda kendinizi geliştirin ve toplantılarda ya da maillerinizde laf kalabalığından kaçının. Dağınık çalışan insanlar genelde işin özünü ve verilmek istenen ana düşünceyi almak isterler ve gerisiyle pek fazla ilgilenmezler.
13. İş gününüzü yöneticinizin istekleriyle doğru orantıda planlamaya çalışın
Eğer yöneticiniz sizden olmadık zamanlarda olmadık işler istiyor ya da ummadığınız bir anda elinde bir proje ile çıkıp gelebiliyorsa, günlük planlarınızı yaparken yöneticinizin bu özelliğini bilerek plan yapmanız sizi stres yaşamaktan ve işlerin arasında kaybolmaktan kurtaracaktır. Programınızı düzenlerken arada boşluklar olmasına özen gösterin ki yöneticinizin yoğun işleri yüzünden gününüz kâbusa dönüşmesin.
14. Yöneticinize iş tanımları ile ilgili yardımcı olun
Eğer çalıştığınız departmanda iş tanımları çok açık değilse, yöneticiniz görev dağılımı yaparken ya da yardım isteyeceğinde en uygun kişinin kim olduğu konusunda karışıklık yaşayabilir. Eğer mümkünse; kimin hangi alanlarda özelleştiğini ve hangi görevi kimin daha iyi yapabileceğini yöneticinizle paylaşmayı deneyin. En kötü ihtimalle istemiyorsa size bir teşekkür edecek ve teklifinizi kibarca geri çevirecektir; fakat olumlu cevap aldığınız taktirde işlerin çok daha planlı ve organize yürümesine katkıda bulunabilirsiniz.
15. Patronunuzun daha organize çalışabilmesine yardımcı olabilecek kaynakları araştırın
Bu konu ile ilgili proje yönetim yazılımlarından ya da dijital ajanda uygulamalarından yöneticiniz için uygun olabilecek seçenekleri değerlendirmeye alabilirsiniz. Dijital yazılımların ve programların yanında, duyular yoluyla harekete geçirebilecek görseller ya da hatırlatıcı notlar da yöneticinizin işine yarayabilir. Tüm bunların dışında yöneticinizin organizasyon konusunda bir koç ya da danışmanla görüşmesini sağlayabilir ve daha düzenli bir çalışma stiline sahip olmasına yardımcı olabilirsiniz.
Kaynak: Forbes