Başarılı bir toplantı düzenlemenin 5 altın kuralı

Toplantı kelimesi neredeyse boşa zaman harcamanın eş anlamlısı haline gelmiş durumda. Captain Kirk‘ün deyimiyle “Toplantı; dakikaların önemli olduğu ancak saatlerin boşa harcandığı organizasyonlardır“. Bir toplantı çağrısı yapıldığında, insanların homurdanmalarını ofisin dışından bile duymak mümkün olabiliyor.

Üst düzey bir yönetici veya basit bir çalışan olarak, işte para ve zaman kaybetmeden başarılı toplantılar yapmanın 5 püf noktası:

1. Toplantıyı programlamadan önce gerekçelerini açıklayın

Toplantıların verimli olduğunu düşünüyor olabilirsiniz. Peki ya öyle değilse? Toplantıların çoğu verimsiz geçiyorsa?

Bunun önüne geçmek için toplantı çağrısı yapmadan önce o toplantının neden gerekli olduğunu açıklayın. Kendinize şu soruları sorun: Bu toplantıyla ne elde etmek istiyorum? Neden insanları aynı odada toplamam gerekiyor? Eğer bu sorulara yanıt bulamıyor ve toplantının gerekliliğini ortaya koyamıyorsanız, toplantı çağrısı yapmayın. Fakat bu sorulara yanıt verip toplantının gerekliliğini ortaya koyabiliyorsanız, o toplantıdan ne beklediğiniz noktasına dikkatinizi toplayabilir ve olumlu sonuçlar elde etme şansınızı artırabilirsiniz.

2. İzleyicileri değil aktörleri çağırın

Birçok kişi toplantılara gereğinden fazla kişi çağırma eğiliminde oluyor. Bu durum yıllık şirket eğlencelerinde işe yarayabilir ancak kurumsal toplantılarda değil.

Bir toplantıya ne kadar çok kişi davet edilirse, herkesin üstlendiği sorumluluk o kadar az olur. Eğer toplantıya katılan her bir kişi kendini gerekli hissetmiyorsa, toplantı konusunu takip etmek için pek de hevesli olmaz, bunu nasıl olsa başkalarının yapacağını düşünürler. Toplantıya davet edilen “izleyicilerin” sayısını azaltarak, hem toplantıları daha kısa tutabilir hem de daha verimli sonuçlar alabilirsiniz.

3. Toplantı tüm zamanı doldurmamalı, zaman toplantıya yetmeli

Toplantı ajandanızı doldurmasın, toplantının ihtiyacı olan zamanı sağlamak için ajanda yardıma koşsun. Toplantılar, elde edilmek istenen hedefi tamamlayacak uzunlukta olmalı. Bir toplantı programlarken, o toplantının kendi hedefini yerine getirmesi için ne kadar zamana ihtiyacı olduğunu sorun. Saatler süren toplantılar değil, yarım saat hatta 10 dakikalık toplantılar düzenleyin. Eğer yeterli olacağını düşünüyorsanız 18 dakikalık bir toplantı düzenleyin. Birçok toplantının verimsiz geçmesinin nedeninin, insanların toplantının gereğinden daha fazla uzun olduğunu düşünmelerinden
kaynaklandığını unutmayın.

4. Toplantı çağrısını kim yaptıysa, o toplantının sahibi o kişidir

Toplantı çağrısını yapan kişi, aynı zamanda toplantı takvimini, hedefini ve toplantının yönünü belirler. Çoğu zaman bir toplantı çağrısı yapılır ancak sürecin geri kalanında kimin sorumlu olduğuna dair bir belirsizlik yaşanır. Toplantıya davet edilen herkesin katılım sağlaması gerekse de toplantının akışından tek bir kişi sorumludur. Toplantı sahibinin bir programı olur ve toplantının bu programa uygun ilerlemesinden sorumlu olur. Toplantı sonunda sürecin takibinden yine toplantı sahibi sorumludur.

5. Sonunda aksiyona geçin

Toplantılar konuşma alanıdır ancak konuşma aksiyona geçmediği sürece bir anlam ifade etmez. Her toplantının sonunda, bir eylem planı çıkarılmalıdır. Bu eylem planı toplantıya katılan grupla paylaşılmalı ve katılımcılar ne yapmaları gerektiğinin farkında olmalıdır.

Kaynak:
Entrepreneur